نظام المخازن
وهو عباره عن نظام يختص ويشمل كافة العمليات المالية والإدارية الخاصة بالمخزون, ويغطي كافة متطلبات ادارة المنشأة فيما يتعلق بهذه الجوانب, حيث يتم من خلاله و بشكل صحيح ودقيق ادخال وتنفيذ كافة العمليات المخزنيه ,مع اخراج التقارير والمستندات المخزني لكل عمليه وتوفير تقارير بذلك, كما يوفر آليات رقابه وتحكم شاملة لمتابعة كل ما يتعلق بجانب المخزون والاصناف

ويحتوي على المكونات والفعاليات التالية:
1) عمليات الادخال/الإضافة والتعديل: التي تتيح للمستخدم ادخال او تعديل بيانات الحركات للمخزون والاصناف وتشمل الفعاليات التالية ( الصرف المخزني , مردود الصرف المخزني ، التوريد المخزني , مردود التوريد المخزني, التحويل المخزني , النقل والتحويل بين الفروع , المجموعات المخزنيه والخدمية , الاصناف المخزنيه والخدمية , تسكين الاصناف...).
2) التقارير والاستعلامات: التي تتيح للمستخدم الحصول على المخرجات من النظام المخزني وطباعتها او تصديرها الى ملفات Excel,PDF وتشمل الفعاليات التالية ( ارشيف المخازن , تقارير المخازن ، الكميات المخزنيه , تفاصيل المخزون , تقارير الاصناف, ارباح الاصناف المخزنيه والخدمية , طباعة ملصقات الباركود , كشف حساب صنف..).
3) عمليات التهيئة والاعداد: للنظام المخزني والتي تتيح لمسئول النظام التحكم والرقابة على عمليات النظام المخزني وتشمل الفعاليات التالية ( الجرد المخزني , التسوية العددية والمالية للمخزون . الغاء الترحيل , اعدادات المخازن , متغيرات نظام المخازن , التالف والمفقود, التسعيرة , تجميع وتفكيك الاصناف ,العروض والتخفيضات , الضريبة , ادخال الباركود , ادحال رقم القطعة...).
4) الملحقات الإضافية: للنظام المخزني التي تشمل بعض الاضافات والعمليات المتعلقة بالنظام المخزني وتشمل الفعاليات التالية ( ترتيب المخازن , الاصناف البديلة , الفعاليات المساندة....)
ومن اهم مميزات نظام ادارة المخزون والاصناف التالي:
1) أليات جرد وتقييم المخزون: يمتاز النظام بدقه عالية في آليات الرقابة المالية فيما يتعلق بقيمة المخزون , وكذلك التأثيرات المحاسبية لكافة العمليات التي تنتج عن نظام المخزون , وتأتي هذه الميزة في النظام للأسباب التالية:
oيوفر النظام طريقتين لتحديد آليات الجرد للمخزون وتأثيراتها المحاسبية هما (طريقة الجرد المستمر – طريقة الجرد الدوري).
oيوفر النظام ثلاث طرق لتحديد آليات تقيم المخزون هم (طريقة الوارد اولا صادر اولا – طريقة متوسط التكلفة , طريقة الوارد اخيرا صادر اولا).
oيوفر النظام ميزة امكانية تخصيص عملة محدده يتم بها تقييم واحتساب قيمة المخزون , وتتم بها كافة التأثيرات المالية للمخزون (تختلف عن العملة الرئيسية للنظام..),وذلك حسب ما تقتضيه مصلحة المنشأة وحسب استقرار اسعار الصرف ايضا.
2) المرونة التامة في ترتيب وتوزيع المجموعات الرئيسية للأصناف بحيث يمكن توزيع وتقسيم المجموعات الى مجموعات رئيسيه وفرعيه (اباء وابناء) حتى (خمسة مستويات/رتب).
3) تعدد الوحدات (كرتون , حبه , باكت ...) للصنف الواحد بحيث يمكن اضافة 99 وحده للصنف الواحد.
4) تعدد طرق التعامل مع الاصناف وذلك في آليات الترقيم لها كالتالي:
o ترقيم عددي للأصناف (يتم توليد الرقم أليا).
o ترقيم عددي للأصناف (يتم ترقيم الاصناف يدويا).
o امكانية استخدام حروف كأرقام للأصناف.
o التعامل مع الاصناف برقم الباركود المصنعي , والاصناف التي ليس لها باركود يقوم النظام بتوليد (باركود محلي) لها.
o التعامل مع الاصناف برقم القطعة , الرقم البديل , الرقم المصنعي.
o استخدام ميزة (Serial Numbers) للأصناف.
5) المجموعات والاصناف الخدمية: يوفر النظام ميزة تمكن المنشئات الخدمية (المستشفيات - المراكز الصحية– شركات ومكاتب الخدمات...) بالعمل على النظام , حيث تم افراد شاشات لتعريف المجموعات والاصناف الخدمية , والتعامل معها من خلال شاشات نظام المبيعات الخدمية.
6) مسميات الاصناف: يوفر النظام مرونة في التعامل والتحكم في مسميات الاصناف بحيث:
o يمكن تحديد اللغة المستخدمة في تسمية الصنف.
o امكانية اضافة اسم تفصيلي واسم مختصر لكل صنف وعلى مستوى كل وحده للصنف.
o ميزة تحديد اظهار الاسم التفصيلي او المختصر للصنف في التقارير والفواتير.
7) تسكين وترتيب الاصناف: يوفر النظام ميزه ترتيب وتسكين للأصناف حيث يمكن من خلالها تقسيم المخازن الى (طواريد , اقسام , اعمده , رفوف , خانات) وتحديد مكان كل صنف ,حتى يتسنى تحديد مكان الصنف والوصول اليه بسهوله ويسر.
8) معلومات وبيانات اضافيه للصنف: يوفر النظام الكثير من المعلومات عن الاصناف مثل:
o تضمين صور للأصناف.
o تضمين وتحديد فترة الضمان للصنف.
o تحديد نسبة ضريبة المشتريات والمبيعات للصنف.
o تحديد بيانات التركيب – الاستخدام – بلد الانتاج والتصنيع .... لكل صنف.
9) يوفر النظام ميزه يمكن من خلالها وبشكل ألي تعديل سعر البيع للصنف بنسبه محدده من سعر التكلفة(يتم تحديد النسبة من قبل مسؤول النظام على مستوى كل صنف) , مما يسهل على ادارة النظام متابعة التغيرات في اسعار التكلفة وما ينتج عنه من ضرورة تغيير اسعار البيع.
10) يوفر النظام عدد (اربعة اسعار بيع ) للصنف الواحد , مع امكانية ربط العملاء بهذه الاسعار, حتى يتسنى اعطاء كل عميل السعر المناسب في التعامل معه.
11) اسعار التكلفة للأصناف : الامان والموثوقية العالية في التعامل مع سعر التكلفة للأصناف , بحيث توجد في النظام صلاحيات يتم من خلالها السماح للمستخدمين بالاطلاع على اسعار التكلفة للأصناف او حجبها عنهم.
12) يوفر النظام ميزة التعامل مع الاصناف من خلال تواريخ الانتهاء:
o يمكن تحديد قابلية /استخدام تواريخ الانتهاء لكل صنف على حده.
o يمكن التعامل بصيغة التاريخ (اليوم – الشهر – السنه) او (الشهر – السنه) او (السنه).
o يقوم النظام وبشكل ألي بالتنبيه بالأصناف المنتهية او المقاربة على الانتهاء حسب الفترة المحددة للتنبيه.
13) التجميع والتفكيك للأصناف(التركيب): يوفر النظام فعالية لخدمة المنشئات التصنيعية الصغيرة او المنشئات التي تحتاج لا نتاج تجميع صنف يتألف من اصناف اخرى او العكس, حيث يتم من خلالها اعداد آليات لتجميع/تركيب اصناف او تفكيكها, بحيث يتم تحديد الصنف الرئيسي(المنتج) وتحديد الاصناف الاخرى(التي يتكون منها الصنف الرئيسي) وتحديد المقادير والكميات ,فيقوم النظام وبشكل ألي بتوريد وصرف الاصناف الى ومن المخازن.
14) اليات الجرد للمخزون: يوفر النظام آليات جرد بسيطة وسهله للمخزون تتميز بالتالي:
o امكانية اجراء جرد في اي وقت لمخزن محدد او مجموعه مخزنيه محدده, آو حتى اصناف محدده.
o يتم اجراء التسويات العددية للمخزون بشكل ألي وذلك حسب قوائم الجرد المدخلة.
o امكانية تحديد اي حساب سيتم التأثير عليه محاسبيا , وذلك بنتائج التسويات المخزنيه.
o يوفر النظام شاشات خاصه لمتابعة الاصناف التالفة والمفقودة ومحاضر اثبات ذلك.
o يوفر النظام فعالية خاصه بتنفيذ تسويات ماليه للمخزون.
15) الاصناف البديلة: توفر اليات الاصناف البديلة تحديد الاصناف البدائل لكل صنف , بحيث يتسنى تقديم الصنف البديل للعميل عند طلبه لاحد الاصناف الغير المتوفرة.
16) مراقبة الكميات المخزنيه: يوفر النظام آليات يتم من خلالها الرقابة والتحكم في الكميات المخزنيه من خلال:
o يوفر النظام آليات يتم من خلالها تحديد نقطة اعادة الطلب لكل صنف ,بحيث يقوم النظام وبشكل الي بإصدار تنبيهات للمستخدم عند وصول العدد للصنف حد نقطة اعادة الطلب.
o يمكن ايقاف توريد أو صرف اي صنف حسب ما تفتضيه مصلحة العمل.
o امكانية تحديد اكبر/اعلى كميه يتوجب توفرها في المخازن لكل صنف.
17) النقل والتحويل المخزني: آليات النقل والتحويل للأصناف بين المخازن سواء كانت لنفس الفرع او بين فرع وأخر تتم بدقه ورقابه عالية من خلال:
o يمكن اجراء عملية النقل في نفس الحركة من اكثر من مخزن الى اكثر من مخزن.
o توجد رقابه في آليات النقل بين الفروع فبعد ان تتم عملية النقل، التحويل من الفرع الاول يتوجب ان يقوم الفرع الثاني باستلام الحركة ومراجعة الكميات وقبول عملية النقل حتى يصبح التحويل نهائيا, او رفض النقل لاختلاف الكميه او لأي سبب كان.
o اصدار تقارير شاملة لكل عمليات النقل والتحويل.
18) التقارير الهامه والرقابية : يوفر النظام الكثير من التقارير لرقابة ومتابعة حركات المخزون ومن اهمها ( تقرير الارباح/الخسائر على مستوى الصنف , تقرير بالأصناف الاكثر والاقل حركة والجامدة , تقرير تفصيلي بحركة صنف , تقرير بالمخزون عدد وقيمة ومقارنتها مع القيمة في نظام الحسابات.....).