نظام العملاء و المبيعات
وهو عباره عن نظام يختص ويشمل كافة العمليات الماليه والاداريه الخاصه بنظام المبيعات المخزنيه والخدميه ,حيث يتم من خلاله و بشكل صحيح ودقيق ادخال وتنفيذ كافة عمليات البيع ,مع اخراج التقارير والمستندات لكل عمليه وتوفير تقارير بذلك,كما يوفر آليات رقابه وتحكم شاملة لمتابعة كل ما يتعلق بجانب المبيعات.
ويحتوي على المكونات والفعاليات التالية:
1) عمليات الادخال/الإضافة والتعديل: التي تتيح للمستخدم ادخال او تعديل بيانات الحركات الخاصه بنظام المبيعات, وتشمل الفعاليات التالية ( فواتير المبيعات , مردود فواتير المبيعات ، فواتير الخدمات , مردود فواتير الخدمات , عروض الاسعار , طلبات العملاء , الفواتير النقديه المعلقه, الفواتير الخاصه , ارشفة الوثائق , Serial Numbers...).
2) التقارير والاستعلامات: التي تتيح للمستخدم الحصول على المخرجات من نظام المبيعات وطباعتها او تصديرها الى ملفات Excel,PDF وتشمل الفعاليات التالية ( ارشيف الفواتير , تقارير الفواتير ، الاستعلام والبحث..).
3) عمليات التهيئة والاعداد: لنظام المبيعات والتي تتيح لمسئول النظام التحكم والرقابة على عمليات البيع, وتشمل الفعاليات التالية ( بيانات العملاء , العاء الترحيل ,بيانات المناطق , بيانات الموزعين والمحصلين, اعدادات النظام , متغيرات نظام الفواتير, نسب التخفيضات للموظفين...).
4) الملحقات الإضافية: لنظام المبيعات التي تشمل بعض الاضافات والعمليات المتعلقة بالبيع, وتشمل الفعاليات التالية ( ملحقات الفواتير , مردود مبيعات سنوات سابقه , الفعاليات المسانده....)
ومن اهم مميزات نظام المبيعات:
1) بيانات العملاء: لأهمية بيانات العملاء فإن النظام يوفر الكثير من المزايا في ما يتعلق ببيانات العملاء من ابرزها:
o امكانية توزيع العملاء الى مستويات ورتب(رئيسيه وفرعيه – اباء وابناء) , بحيث تتوزع كمجموعات تندرج كل مجموعه تحت حساب رئيسي مختلف في دليل الحسابات.
o تحديد سقوف مديونيه لكل عميل لا يمكن تجاوزها.
o امكانية تحديد سعر بيع محدد لكل عميل (سعر بيع 1 , سعر بيع2 , سعر بيع 3, سعر بيع 4), وعليه يقوم النظام بجلب سعر البيع المحدد لكل عميل اثناء ادخال فاتورة المبيعات.
o امكانية تحديد بيانات (الدوله – المدينه – المنطقه) لكل عميل حتى يتسنى الحصول على بيانات دقيقه عن بيئة العمل جغرافيا , وكذلك للحصول على تقارير اكثر تفصيل.
o تحديد طريقة التعامل مع العميل (نقداً , أجل , نقدا واجل , شيك).
o امكانية تحديد اكثر من عمله, عملة واحده , جميع العملات يتم بها التعامل مع العميل.
o امكانية ادخال تفاصيل وبيانات اضافيه للعميل مثل (العنوان , رقم الهاتف , رقم السيار , الفاكس , صندوق البريد , الايميل , الموقع الالكتروني , رقم واسم المسوؤل , الرقم المالي , اسم الضمين ...)
o يتيح النظام امكانية ربط عميل بحساب مورد/مصنع في حال كان العميل (مورد وعميل في نفس الوقت).
o امكانية تحديد فترة ائتمان /استحقاق (بالايام 10 ,15,20...... يوم) لكل عميل , بحيث يتم اعطاء العميل فترة سداد محدده بعد كل فاتورة مبيعات بالأجل له,حتى يتسنى متابعة المديونيه عند كل عميل حسب تواريخ الاستحقاق الصحيحه.
2) مميزات فاتورة المبيعات: تتوفر في فاتورة المبيعات المزايا التاليه:
o يمكن اصدار فاتورة المبيعات من اكثر من مخزن.
o امكانية ادخال تخفيض على مستوى الفاتوره او على مستوى كل صنف, وذلك في حال السماح بذلك من متغيرات واعدادات النظام , وهل للمستخدم صلاحية اعطاء تخفيض, وبحيث لا يتجاوز المستخدم نسبة التخفيض المسموح له بها.
o امكانية تقييد عمولات على الفاتوره(نسبه او مبلغ) وتحديد اطراف الحركه المدينه والدائنه.
o امكانية تقييد مصاريف وتكاليف اضافيه على الفاتوره وتحديد الحسابات التي تقيد عليها المبالغ او اضافتها على العميل.
o في حال بيع صنف قابل للانتهاء فان النظام يقوم وبشكل الي باختيار التاريخ الاقرب انتهاء للصنف , مع امكانية المستخدم اختيار تاريخ الانتهاء المناسب.
o يقوم النظام باظهار سعر التكلفه لكل صنف في الفاتوره وذلك في حالة ان المستخدم لديه الصلاحيه بذلك.
o يقوم النظام باظهار الكميه المتوفره للصنف في المخزن المحدد للفاتوره وكذلك في جميع المخازن , مع اظهار الكميه المتوفره في باقي الفروع.
o يقوم النظام بجلب سعر البيع المحدد للصنف الياً حسب سعر البيع المحدد لكل عميل , ويسمح للمستخدم بتعديل سعر البيع وذلك في حالة ان المستخدم لديه الصلاحيه بتعديل سعر البيع.
o امكانية اعطاء كميات مجانيه , وتعتمد على السماح بذلك من متغيرات النظام وهل للمستخدم صلاحية اعطاء كميات مجانيه في الفاتوره.
o يوجد في الفاتوره حقل يظهر رصيد العميل وذلك في حالة ان المستخدم يملك الصلاحيه للاطلاع على رصيد العميل المحدد في الفاتوره.
o تظهر في الفاتوره مبلغ أخر سعر بيع للعميل المحدد في الفاتوره على مستوى كل صنف , حتى يتسنى توحيد سعر بيع الصنف لكل عميل ومنع الازدواجيه في تسعيرة البيع لكل عميل.
o لا يسمح النظام ببيع صنف بسعر اقل من سعر التكلفه مالم يكن المستخدم يملك الصلاحيه بذلك.
o امكانية تحديد الموزع/المندوب لكل فاتوره.
o امكانية ادخال سند قبض او صرف من نفس شاشة المبيعات وذلك في حالة ان المستخدم لديه الصلاحيه بذلك.
o بعد حفظ الفاتوره يصبح بالامكان طباعتها , مع امكانية طباعة اوامر صرف مخزنيه مفصله لكل مخزن على حده.
3) طلبات العملاء وعروض الاسعار ومتابعتها: يوفر النظام اليه لمتابعة طلبات وعروض الاسعار من خلال:
o ادخال طلبات العملاء وحفظها من قبل المستخدم.
o يتوجب على مسؤول النظام مراجعة طلبات العملاء وله الحق في اجراء التعديلات اللازمه عليها وحفظها بحيث تتحول الى عروض اسعار, ترسل الى الجهه/العميل المحدد في الطلب.
o عند الموافقه على العرض من قبل العميل يتم انتاج فاتورة مبيعات ناتجه عن عرض السعر حتى يتسنى مطابقة البيانات.
o بالامكان اصدار عروض اسعار بدون الحاجه الى طلب مسبق للعميل.
4) الفواتير الخدميه: من المزايا الهامه في النظام امكانية العمل عليه من قبل المنشئات الخدميه مثل (المستشفيات , المراكز الطبيه , مكاتب الخدمات , مكاتب خدمات الصيانه....) وقد وفر النظام هذه الميزه من خلال التالي:
o وجود شاشات خاصه لاضافة وتعريف المجموعات الخدميه والاصناف الخدميه لكل مجموعه من خلال نظام الاصناف.
o من خلال شاشة المبيعات الخدمية يتم ادخال فواتير الخدمات والتي تظهر فيها فقط الاصناف الخدميه التي لا تأثير لها على المخازن.
o يمكن تحديد المختص (الطبيب , المهندس.....) على مستوى كل فاتورة خدمات.
o يمكن اضافة صنف مخزني الى فاتورة الخدمات ,وذلك في حال تطلب الامر ذلك.
5) الفواتير الخاصه: لخدمة بعض التخصصات والانشطه التي تتطلب بيانات محدده اثناء ادخال الفاتوره , كالتعامل بالمساحه للصنف او بعدد الامتار او بالوزن فقد وفر النظام شاشات (فواتير مشتريات ومبيعات خاصه ) لخدمة هذه التخصصات كالتالي:
o فواتير مشتريات ومبيعات الاقمشه : حيث يمكن في الفاتوره ادخال بيانات الصنف كالتالي (عدد اللفات , عدد الامتار لكل لفه , اللون , الموديل .....).
o فواتير مشتريات ومبيعات بالمساحه : حيث يمكن في الفاتوره ادخال بيانات الصنف كالتالي (العدد , الطول , العرض,اجمالي المساحه .....).
o فواتير مشتريات ومبيعات بالوزن : حيث يمكن في الفاتوره ادخال بيانات الصنف كالتالي (العدد , الوزن , اجمالي الوزن بالكيلو.....).
6) امكانية عمل مردود مبيعات من فاتورة واحده او عمل مردود من اكثر من فاتورة لنفس العميل, مع توفر ميزت عمل مردود مبيعات من سنوات سابقه , وكذلك وجود شاشة مردود مبيعات حر.
7) اثناء ادخال فاتورة المبيعات يمكن التعامل مع الاصناف من خلال (رقم الصنف , رقم الباركود , رقم القطعه/المصنعي) , كما يمكن ادخال ارقام Serial Numbers لكل صنف على حده.
8) تسلسل الحركات : يوفر النظام خيارات للتحكم في ألية تسلسل/ترقيم حركات نظام المبيعات من حيث (فصل تسلسل حركات الفواتير النقد عن الاجل , امكانية فصل تسلسل الحركات وذلك حسب (المخزن , المستخدم , مراكز التكلفه)).
9) التقارير الهامه والرقابيه : تتوفر الكثير من التقارير الهامه والرقابيه مثل (تقرير بارصدة العملاء , تقرير بالاصناف الاكثر, الاقل مبيعا والجامده ,تقرير تقصيلي بحركة المشتريات والمبيعات للاصناف, تقرير بالحركات التي تجاوزت فترة الائتمان/الاستحقاق , تقرير مقارنة حركة المبيعات بين الشهور , تقرير بحركات المبيعات والتسديدات حسب المناطق والمندوبين......).
