نظام الموردين والمشتريات
وهو عباره عن نظام يختص ويشمل كافة العمليات المالية والإدارية الخاصة بالمشتريات ,حيث يتم من خلاله و بشكل صحيح ودقيق ادخال وتنفيذ كافة عمليات المشتريات ,مع اخراج التقارير والمستندات المخزنيه لكل عمليه وتوفير تقارير بذلك, كما يوفر آليات رقابه وتحكم شاملة لمتابعة كل ما يتعلق بجانب المشتريات
ويحتوي على المكونات والفعاليات التالية:
1) عمليات الادخال/الإضافة والتعديل: التي تتيح للمستخدم ادخال او تعديل بيانات الحركات الخاصة بنظام المشتريات, وتشمل الفعاليات التالية ( فواتير المشتريات , مردود فواتير مشتريات ، طلبات الشراء , اوامر الشراء, ارشفة الوثائق , Serial Numbers...).
2) التقارير والاستعلامات: التي تتيح للمستخدم الحصول على المخرجات من نظام المشتريات وطباعتها او تصديرها الى ملفات Excel,PDF وتشمل الفعاليات التالية ( ارشيف الفواتير , تقارير الفواتير ، الاستعلام والبحث..).
3) عمليات التهيئة والاعداد: لنظام المشتريات والتي تتيح لمسئول النظام التحكم والرقابة على عمليات الشراء, وتشمل الفعاليات التالية ( بيانات الموردين/المصنعين , الغاء الترحيل , اعدادات النظام , متغيرات نظام الفواتير...).
4) الملحقات الإضافية: لنظام المشتريات التي تشمل بعض الاضافات والعمليات المتعلقة بالشراء, وتشمل الفعاليات التالية ( ملحقات الفواتير , مردود مشتريات سنوات سابقه , الفعاليات المسانده ....)
ومن اهم مميزات نظام المشتريات:
1) يوفر النظام ميزة امكانية توريد البضاعة الى اكثر من مخزن اثناء ادخال فاتورة الشراء.
2) طلبات الشراء ومتابعتها: يوفر النظام اليه لمتابعة طلبات الشراء من خلال:
o ادخال طلبات الشراء وحفظها من قبل مسؤول المخزن او الفرع.
o يتوجب على مسؤول النظام مراجعة طلبات الشراء وله الحق في اجراء التعديلات اللازمة عليها وحفظها بحيث تتحول الى امر شراء , يصدر الى الجهة التي سيتم الشراء منها.
o عند وصول البضاعة يتم انتاج فاتورة مشتريات ناتجه عن امر الشراء حتى يتسنى مطابقة البيانات.
3) التكاليف/المصاريف الإضافية: يوفر النظام اليه بسيطة وسهله في اضافة التكاليف الإضافية والمصاريف اثناء ادخال فاتورة المشتريات , بحيث يتم تحديد التالي:
o تحديد ما اذا كانت هذه التكاليف والمصاريف مدفوعة ام لم تدفع بعد.
o تحديد الحسابات التي سيتم التأثير عليها.
o تحديد ما اذا سيتم اضافة مبلغ المصاريف والتكاليف على سعر التكلفه للاصناف في الفاتوره ام لا ,وفي حال اضافتها على سعر التكلفه للأصناف يتم اختيار الية التوزيع للتكاليف (حسب قيمة الصنف – حسب العدد – بالتساوي – توزيع حر).
4) الكميات المجانيه : يوفر النظام خيارات في تحديد الاليات المحاسبيه للتأثير الناتج عن العدد المجاني للاصناف اثناء ادخال فاتورة الشراء , بحيث تقوم كل منشأه بتحديد الطريقه المناسب لها, وهذه الخيارات هيا:
o تأثير العدد المجاني على سعر التكلفه للصنف.
o تأثير العدد المجاني على حساب الخصم المكتسب/خصم مكتسب مشتريات.
5) التخفيض للفاتوره : يوفر النظام خيارات في تحديد الاليات المحاسبيه للتأثير الناتج عن التخفيض المالي للاصناف اثناء ادخال فاتورة الشراء , بحيث تقوم كل منشأه بتحديد الطريقه المناسب لها, وهذه الخيارات هيا:
o تأثير التخفيض بحيث يتم تخفيض سعر التكلفه للصنف.
o تأثير التخفيض على حساب الخصم المكتسب/خصم مكتسب مشتريات.
o اختيار اثناء ادخال الفاتوره.
6) المشتريات الخارجيه: يوفر النظام اليه بسيطه وسهله في متابعة المشتريات الخارجيه وادخال كافة التكاليف الاضافيه والمصاريف التابعه لكل حركه على حده , وذلك كالتالي:
o يتم فتح حساب لكل عملية شراء خارجيه (اعتماد...) كحساب وسيط.
o تفتح حسابات خاصه بالمصاريف مثل (مصاريف الشحن – الجمارك...) وذلك مره واحده(كحسابات وسيطه تستخدم لكل عمليات الشراء الخارجيه).
o كل ما يتم دفعه وصرفه من مبالغ ماليه يتم تقييدها بحركات محاسبيه لكل حساب حسب طبيعة المصروف.
o اثناء ادخال فاتورة المشريات يتم ادخالها بنفس بيانات الفاتورة الاصل من المورد(عددا وسعراً).
o في فاتورة المشتريات توجد شاشة خاصه يتم من خلالها اختيار الحسابات التابعه لهذه الفاتوره ,ويقوم النظام باحتساب رصيد كل حساب بعملة الفاتوره.
o يتيح النظام للمستخدم تحديد آليات توزيع المصاريف والتكاليف الاضافيه , واضافتها على سعر التكلفه للاصناف في الفاتورة , وهذه الاليات هيا (حسب قيمة الصنف – حسب العدد – بالتساوي – توزيع حر).
o عند حفظ الفاتورة يقوم النظام وبشكل الي باجراء التأثيرات المحاسبيه الصحيحه مع تصفير الحسابات الوسيطه التابعه للحركه.
7) امكانية عمل مردود مشتريات من فاتورة واحده او عمل مردود من اكثر من فاتورة لنفس المورد, مع توفر ميزت عمل مردود مشتريات من سنوات سابقه.
8) اثناء ادخال فاتورة المشتريات يمكن التعامل مع الاصناف من خلال (رقم الصنف , رقم الباركود , رقم القطعه/المصنعي) , كما يمكن ادخال ارقام Serial Numbers لكل صنف على حده.
9) تسلسل الحركات : يوفر النظام خيارات للتحكم في ألية تسلسل/ترقيم حركات نظام المشتريات من حيث (فصل تسلسل حركات الفواتير النقد عن الاجل , امكانية فصل تسلسل الحركات وذلك حسب (المخزن , المستخدم , مراكز التكلفة)).
