المكونات والفعاليات:

1)     العمليات: التي تتيح للمستخدم ادخال او تعديل بيانات الحركات الخاصة بنظام المشتريات، ومن اهمها الفعاليات التالية (فواتير المشتريات، مردود فواتير مشتريات، طلبات الشراء، اوامر الشراء، ارشفة الوثائق، Serial Numbers...).

2)     التقارير والاستعلامات: التي تتيح للمستخدم الحصول على المخرجات من نظام المشتريات وطباعتها او تصديرها الى ملفات Excel,PDF ومن اهمها الفعاليات التالية (ارشيف الفواتير، تقارير الفواتير، الاستعلام والبحث..).

3)     التهيئة والاعدادات: لنظام المشتريات والتي تتيح لمسئول النظام التحكم والرقابة على عمليات الشراء، ومن اهمها الفعاليات التالية (بيانات الموردين/المصنعين، الغاء الترحيل، اعدادات النظام، متغيرات نظام الفواتير...).

4)     الملحقات الإضافية: لنظام المشتريات التي تشمل بعض الاضافات والعمليات المتعلقة بالشراء، ومن اهمها الفعاليات التالية (ملحقات الفواتير، مردود مشتريات سنوات سابقه، الفعاليات المساندة ....)

اهم مميزات نظام الموردين والمشتريات:

1)     يوفر النظام ميزة امكانية توريد البضاعة الى أكثر من مخزن اثناء ادخال فاتورة الشراء.

2)     طلبات الشراء ومتابعتها: يوفر النظام اليه لمتابعة طلبات الشراء من خلال:

·       ادخال طلبات الشراء وحفظها من قبل مسؤول المخزن او الفرع.

·       يتوجب على مسؤول النظام مراجعة طلبات الشراء وله الحق في اجراء التعديلات اللازمة عليها وحفظها بحيث تتحول الى امر شراء، يصدر الى الجهة التي سيتم الشراء منها.

·       عند وصول البضاعة يتم انتاج فاتورة مشتريات ناتجه عن امر الشراء حتى يتسنى مطابقة البيانات.

3)     التكاليف/المصاريف الإضافية: يوفر النظام اليه بسيطة وسهله في اضافة التكاليف الإضافية والمصاريف اثناء ادخال فاتورة المشتريات، بحيث يتم تحديد التالي:

·       تحديد ما إذا كانت هذه التكاليف والمصاريف مدفوعة ام لم تدفع بعد.

·       تحديد الحسابات التي سيتم التأثير عليها.

·       تحديد ما إذا سيتم اضافة مبلغ المصاريف والتكاليف على سعر التكلفة للأصناف في الفاتورة ام لا، وفي حال اضافتها على سعر التكلفة للأصناف يتم اختيار الية التوزيع للتكاليف (حسب قيمة الصنف – حسب العدد – بالتساوي – توزيع حر).

4)     الكميات المجانية: يوفر النظام خيارات في تحديد الاليات المحاسبية للتأثير الناتج عن العدد المجاني للأصناف اثناء ادخال فاتورة الشراء، بحيث تقوم كل منشأه بتحديد الطريقة المناسب لها، وهذه الخيارات هيا:

·       تأثير العدد المجاني على سعر التكلفة للصنف.

·       تأثير العدد المجاني على حساب الخصم المكتسب/خصم مكتسب مشتريات.

5)     التخفيض للفاتورة: يوفر النظام خيارات في تحديد الاليات المحاسبية للتأثير الناتج عن التخفيض المالي للأصناف اثناء ادخال فاتورة الشراء، بحيث تقوم كل منشأه بتحديد الطريقة المناسب لها، وهذه الخيارات هيا:

·       تأثير التخفيض بحيث يتم تخفيض سعر التكلفة للصنف.

·       تأثير التخفيض على حساب الخصم المكتسب/خصم مكتسب مشتريات.

·       اختيار اثناء ادخال الفاتورة.

6)     المشتريات الخارجية: يوفر النظام اليه بسيطة وسهله في متابعة المشتريات الخارجية وادخال كافة التكاليف الإضافية والمصاريف التابعة لكل حركه على حده، وذلك كالتالي:

·       يتم فتح حساب لكل عملية شراء خارجيه (اعتماد...) كحساب وسيط.

·       تفتح حسابات خاصه بالمصاريف مثل (مصاريف الشحن – الجمارك...) وذلك مره واحده (كحسابات وسيطه تستخدم لكل عمليات الشراء الخارجية).

·       كل ما يتم دفعه وصرفه من مبالغ ماليه يتم تقييدها بحركات محاسبيه لكل حساب حسب طبيعة المصروف.

·       اثناء ادخال فاتورة المشتريات يتم ادخالها بنفس بيانات الفاتورة الاصل من المورد (عددا وسعراً).

·       في فاتورة المشتريات توجد شاشة خاصه يتم من خلالها اختيار الحسابات التابعة لهذه الفاتورة، ويقوم النظام باحتساب رصيد كل حساب بعملة الفاتورة.

·       يتيح النظام للمستخدم تحديد آليات توزيع المصاريف والتكاليف الإضافية، واضافتها على سعر التكلفة للأصناف في الفاتورة، وهذه الاليات هيا (حسب قيمة الصنف – حسب العدد – بالتساوي – توزيع حر).

·       عند حفظ الفاتورة يقوم النظام وبشكل الي بإجراء التأثيرات المحاسبية الصحيحة مع تصفير الحسابات الوسيطة التابعة للحركة.

7)     امكانية عمل مردود مشتريات من فاتورة واحده او عمل مردود من أكثر من فاتورة لنفس المورد، مع توفر ميزت عمل مردود مشتريات من سنوات سابقه.

8)     اثناء ادخال فاتورة المشتريات يمكن التعامل مع الاصناف من خلال (رقم الصنف، رقم الباركود، رقم القطعة/المصنعي)، كما يمكن ادخال ارقام Serial Numbers  لكل صنف على حده.

9)     تسلسل الحركات: يوفر النظام خيارات للتحكم في ألية تسلسل/ترقيم حركات نظام المشتريات من حيث (فصل تسلسل حركات الفواتير النقد عن الاجل، امكانية فصل تسلسل الحركات وذلك حسب (المخزن، المستخدم، مراكز التكلفة)).