نظام مكاتب الخدمات التجارية
نظام مالي وخدمي متكامل يخدم انشطه المكاتب الخدمية التجارية التي تعمل في مجال (خدمات الشحن – مجال الاستيراد والتصدير – كوسيط ما بين الشركات والمنشئات التجارية المستوردة والمصانع والمنشئات المصدرة),حيث يتم من خلاله و بشكل صحيح ودقيق ادخال وتنفيذ طلبات العملاء ومتابعتها حتى يتم اصدار الفاتورة للعميل, مع تنفيذ الحركات المالية الصحيحة في نظام الحسابات
المكونات والفعاليات:
1) العمليات: التي تتيح للمستخدم ادخال
او تعديل البيانات ومن اهمها الفعاليات التالية (طلبات العملاء، التوريد المخزني،
مردود التوريد المخزني، فاتورة عميل، حركات التسديدات...).
2) التقارير
والاستعلامات: التي تتيح للمستخدم الحصول على المخرجات من نظام الشحن
وطباعتها او تصديرها الى ملفات Excel,PDF ومن اهمها الفعاليات
التالية (ارشيف نظام الشحن، تقارير نظام الشحن، الكميات المخزني..).
3) التهيئة
والاعدادات: لنظام الشحن والتي تتيح لمسئول النظام التحكم والرقابة
على كافة العمليات ومن اهمها الفعاليات التالية (ترحيل والغاء ترحيل الحركات،
بيانات العملاء، بيانات الموردين/المصنعين، متغيرات النظام، اعدادات النظام،
بيانات شركات الشحن...).
اهم مميزات نظام العملاء
والمبيعات
1)
امكانية ادخال أكثر من عبوه للصنف
الواحد اثناء ادخال الطلبية او التوريد المخزني للطلبية.
2)
امكانية ادراج صورتين للصنف الواحد.
3)
امكانية جلب البيانات من ملفات EXCEL وادخالها الى النظام بكل سهوله وتحديداً من شاشة الطلبيات،
مع امكانية تصدير بيانات جميع الحركات (طلبيات، توريدات، فواتير....) من النظام
الى ملفات EXCEL وذلك بشكل مرتب وبسيط.
4)
يوفر النظام ارشيف كامل لبيانات
الاصناف/المواد التي تم ادخال طلبات عليها خلال سنوات العمل على النظام، وذلك من
خلال شاشة الاصناف المخزنية.
5)
من شاشة ارشيف الحركات يمكن البحث (بمتغيرات
بحث كثيره) عن جميع حركات النظام المختلفة مع امكانية (اعادة طباعة الحركة،
استعراض كافة تفاصيل الحركة، تصدير الحركات لملفات اكسل، معرفة الحركات القائمة او
المعلقة والمحذوفة)، مع توفر ميزة اثناء اختيار حركه محدده (طلبيه مثلا) فان
النظام يظهر كافة الحركات التي ارتبطت بهذه الطلبية من (توريدات، فواتير،
تسديدات...)، مما يوفر سهوله وسرعه في متابعة كافة تفاصيل الحركة.
6)
طلبيات العملاء: من اهم الفعاليات والخيارات المتاحة في هذه
الشاشة التالي:
·
ادخال مبلغ مدفوع مقدما/العربون
وتحديد الحساب الدافع له (العميل، الصندوق، البنك، حساب أخر).
·
امكانية ادخال رقم المحل والهاتف
كبيانات اضافيه عن المورد/المصنع.
·
اثناء ادخال صنف في الطلبية
رقمه/رقم الموديل او الاسم موجود سابقا فان النظام يظهر تنبيه بذلك، بحيث يمكن
للمستخدم جلب بيانات الصنف بدلا من تكرار ادخال بياناته مره اخرى على النظام.
·
يوفر النظام امكانية تحديد أكثر من
تاريخ يستحق فيه توريد الطلبية، مع امكانية عدم تحديد اي تاريخ.
·
يوفر النظام امكانية تحديد أكثر من
تاريخ يستحق فيه تسديد الطلبية، مع امكانية عدم تحديد اي تاريخ.
·
بالإمكان ادخال بيانات اضافيه في
الطلبية مثل (بيانات المترجم، الرقم اليدوي للطلبية، شروط خاصه للطلبية، ادراج
تفاصيل وشروحات اضافيه لكل صنف ......).
·
بالإمكان ادخال تاريخ التوريد
للطلبية بشكل يدوي، او ان يتم كتابة عدد الايام ليقوم النظام الياً بتعبئة التاريخ.
7)
التوريد المخزني للطلبيات: من اهم الفعاليات والخيارات المتاحة في هذه
الشاشة التالي:
· اضافة
صنف جديد لم يكن في الطلبية، او حذف صنف من الطلبية.
·
تعديل بيانات العدد، العبوه والسعر
للصنف.
·
تعديل بيانات الحجم والوزن للصنف.
·
تعديل وحدة العبوه للصنف وتغييرها
من (كرتون الى حبه... او العكس).
·
يمكن توريد الاصناف الى أكثر من
مخزن/مستودع.
·
امكانية ادخال تخفيض في التوريد مع
اختيار الحساب الذي يقيد له التخفيض.
·
يوفر النظام امكانية تحديد أكثر من
تاريخ يستحق فيه تسديد التوريد، مع امكانية عدم تحديد اي تاريخ.
·
يوفر النظام امكانية تحديد أكثر من
تاريخ يستحق فيه شحن البضاعة، مع امكانية عدم تحديد اي تاريخ.
·
اثناء ادخال التوريد فإن النظام
يظهر ملاحظات للمستخدم في حالة وجود اي اختلاف في بيانات الصنف المورد عن بياناته
في الطلبية، مع توضيح اوجه الاختلاف.
·
بالإمكان ادخال بيانات اضافيه في
التوريد مثل (بيانات الفاحص، بيانات المستلم، شروط خاصه للتوريد......).
·
بالإمكان ادخال تاريخ الشحن/التسديد
للتوريد بشكل يدوي، او ان يتم كتابة عدد الايام ليقوم النظام الياً بتعبئة التاريخ.
8)
يسمح النظام بإلغاء ترحيل طلبيه
وذلك لغرض التعديل على بياناتها، مع ان هذه الطلبية قد تمت عليها توريدات مخزنيه (نهائية
او غير نهائية)، بحيث يسمح النظام بالتعديل على بيانات الطلبية بما لا بأثر على
بيانات التوريدات المرتبطة بها.
9)
يسمح النظام بإلغاء ترحيل توريد
مخزني وذلك لغرض التعديل على بياناته، مع ان هذا التوريد قد تمت عليه فواتير (نهائية
او غير نهائية)، بحيث يسمح النظام بالتعديل على بيانات التوريد بما لا بأثر على
بيانات الفواتير المرتبطة به.
10) يوفر النظام آليات مرنه في
ادخال ومتابعة تسديدات المبالغ المالية للطلبيات (التوزيع، تواريخ الاستحقاق)، بحيث
يمكن ربط مبالغ التسديدات وتوزيعها حسب مبلغ كل توريد (بمعنى ارتباط التوزيع
للتسديدات بحركة التوريدات)، او ربط مبالغ التسديدات وتوزيعها بشكل حر حسب مبلغ الطلبية،
مع توفر امكانية اعادة هيكلة وتوزيع للتسديدات بشكل كامل في اي وقت وحسب الحاجة
دون التأثير على الاقساط المسددة والمنتهية.
11) فاتورة عميل: من اهم الفعاليات والخيارات المتاحة في هذه
الشاشة التالي:
·
امكانية تغيير الفاتورة لعميل جديد
يختلف عن العميل الذي تم تقييد الطلبية له.
·
امكانية اصدار الفاتورة للعميل
الواحد من أكثر من توريد.
·
امكانية ادخال تخفيض في الفاتورة مع
اختيار الحساب الذي يقيد له التخفيض (العميل، حساب أخر...).
·
عند حفظ الفاتورة بشكل نهائي فإن
النظام يقوم وبشكل ألي بإغلاق التوريدات التي ارتبطت بالفاتورة وتم شحنها بشكل
كامل.
·
يمكن ادراج كافة تفاصيل وبيانات
الحاويات التي تمت عملية الشحن فيها، مع تضمين تفاصيل كل حاويه.
·
بالإمكان ادخال سعر المتر للحاوية يدويا،
او ادخال مبلغ/قيمة الحاوية ليقوم النظام باحتساب سعر المتر الياً.
·
يقوم النظام باحتساب قيمة المتر
للحاوية من خلال قسمة مبلغ/قيمة الحاوية على الحجم المستغل.
·
ليس من الضروري تعبئة بيانات الشحن
(شركة الشحن. الحاويات.....) في الفاتورة.
·
ليس من الضرورة ان يكون هناك اي
تكاليف ماليه للشحن، حتى في حالة ادخال بيانات لشركة الشحن والحاويات.
·
يمكن ادخال مبلغ العمولة يدوياً او
تحديد نسبة محدده، وفي حالة النسبة فان النظام يقوم باحتساب نسبة العمولة من
اجمالي مبلغ قيمة البضاعة فقظ.
·
يقوم النظام باحتساب عدد الكراتين
في الفاتورة وذلك فقط للأصناف التي حددت وحدتها/عبواتها (بالكرتون وعادة تكون
الوحدة رقم 1).
·
يوفر النظام خيارات تضمين او عدم
تضمين صور الاصناف اثناء طباعة الــ Paking List للفاتورة.
12)
عملة الطلبية هيا العملة التي يتم
بها التأثير على حساب العميل والمورد مهما اختلفت عملات الدفع للمبالغ (المدفوع مقدما،
المصاريف، العمولة، تكاليف الشحن، التخفيضات...).
13) الكمية المخزنية: يوفر
النظام هذه الشاشة لغرض متابعة ومراقبة المخزون، مع توفير آليات بحث تساعد في سرعة
الوصول للمعلومات الخاصة بالمخزون والمخازن، بحيث تظهر الشاشة البيانات التالية
لكل صنف (البيانات الكاملة للصنف، المخزن، رقم الطلبية والتوريد، اسم العميل، اسم المورد،
حركات التوريد والمردودات وكذلك الشحن للصنف، مع تفاصيل الكميات لما تم توريده
والمتبقي....).
14) عند تنفيذ الحسابات الختامية واقفال السنة المالية الحالية وفتح سنه ماليه جديده فان النظام يقوم وبشكل ألي بنقل جميع الحركات القائمة (طلب